W jaki sposób poradzić sobie z natłokiem obowiązków? Skuteczne planowanie pracy daje dobre rezultaty. Trzeba jednak dobrze się za nie zabrać. Do dyspozycji mamy szereg metod: od prostych trików do codziennego stosowania, aż po dedykowane programy komputerowe.
Niezbędny jest przede wszystkim odpowiedni dla nas dobór metody planowania pracy. Oczywiście, powinna też być adekwatna do rodzaju wykonywanej przez nas aktywności zawodowej.
Rynek aplikacji wspomagających planowanie pracy mocno się rozwija. Dodatkowym bodźcem do tego jest wzrastająca popularność pracy zdalnej. Powstające i udoskonalane narzędzia dedykowane są często także dla całych zespołów projektowych. Zwiększenie efektywności wykonywanych zadań umożliwią takie programy, jak:
Liczne metody zarządzania czasem pracy wskazują, że warto dokonywać segmentacji swoich zadań. Przykładem niech będzie popularna zasada ‘’80/20’’ opierająca się na koncepcjach włoskiego ekonomisty Vilfriedo Pareto. W jej ujęciu 20% czasu poświęconego na wykonywanie zadań odpowiada za 80% efektów, pozostałe 80% daje jedynie 20% wypracowanych zysków. Jeśli więc mamy 10 zadań do zrobienia, zabierzmy się za te 2, które dadzą najlepsze efekty. W takim wypadku, nawet gdy nie uda nam się wyrobić z całą pracą, straty będą ograniczone.
Warto uwzględniać to, czego nie można przewidzieć – brzmi paradoksalnie, ale to bardzo pomocne. Zawsze zdarzają się nieprzewidziane przeszkody, których wystąpienie będzie skutkowało stratami czasu. Lepiej więc mieć na nie przewidziane nieco dodatkowego miejsca w naszym grafiku już wcześniej. Reguła ‘’60:40’’ wskazuje, żeby planować tylko 60% czasu poświęconego na pracę. Być może nie trzeba zostawiać go aż tyle, ale pewna ilość jest nieodzowna.
Twierdzi się, że planowanie dnia pracy, pochłaniające 1% czasu, pozwala finalnie zaoszczędzić aż godzinę spędzoną na chaotycznych działaniach. Najlepiej jest:
Oczywiście, realizacja dziennych planów powinna się składać na radzenie sobie z zadaniami w długim terminie. Ile obecnie wynosi taka dłuższa perspektywa? Naturalnym układem odniesienia są rezultaty osiągnięte w jednym tygodniu, który można uznać za średni czas planowania. Tygodnie zaś składają się na miesiąc. Wyżej jest już często tylko metaplan, który wiedzie ku realizacji strategicznych zadań.
Planując tygodniowy program pracy, powinniśmy brać pod uwagę:
Wiele osób pomija bardzo istotny fakt – w planowaniu czasu pracy trzeba uwzględniać sprawy związane z fizjologią człowieka, potrzebami jego ciała i umysłu. Nie da się żyć tylko pracą bez szkody dla własnej wydajności. Chociaż więc zdarzają się okresy dużej mobilizacji, gdy sprawy zawodowe zyskują szczególnie ważny status, to sytuacja taka musi być przewidywana jako wyjątkowa. Stąd też warto:
Fot. picjumbo.com/Pexels
