Jak lepiej planować swoją pracę?

/
Potrzebujesz ok. 4 min. aby przeczytać ten wpis

W jaki sposób poradzić sobie z natłokiem obowiązków? Skuteczne planowanie pracy daje dobre rezultaty. Trzeba jednak dobrze się za nie zabrać. Do dyspozycji mamy szereg metod: od prostych trików do codziennego stosowania, aż po dedykowane programy komputerowe.

Kiedy planowanie pracy staje się skuteczne? 

Niezbędny jest przede wszystkim odpowiedni dla nas dobór metody planowania pracy. Oczywiście, powinna też być adekwatna do rodzaju wykonywanej przez nas aktywności zawodowej.

Wspomagaj się nowoczesnymi technologiami

Rynek aplikacji wspomagających planowanie pracy mocno się rozwija. Dodatkowym bodźcem do tego jest wzrastająca popularność pracy zdalnej. Powstające i udoskonalane narzędzia dedykowane są często także dla całych zespołów projektowych. Zwiększenie efektywności wykonywanych zadań umożliwią takie programy, jak:

  • Asana,
  • Toggl,
  • RescueTime,
  • Trello,
  • ATracker,
  • TIME Planner,
  • Fanurio,

Zaczynaj od zadań, które przyniosą ci najwięcej korzyści

Liczne metody zarządzania czasem pracy wskazują, że warto dokonywać segmentacji swoich zadań. Przykładem niech będzie popularna zasada ‘’80/20’’ opierająca się na koncepcjach włoskiego ekonomisty Vilfriedo Pareto. W jej ujęciu 20% czasu poświęconego na wykonywanie zadań odpowiada za 80% efektów, pozostałe 80% daje jedynie 20% wypracowanych zysków. Jeśli więc mamy 10 zadań do zrobienia, zabierzmy się za te 2, które dadzą najlepsze efekty. W takim wypadku, nawet gdy nie uda nam się wyrobić z całą pracą, straty będą ograniczone.

Planuj tak, żeby mieć nieco dodatkowego czasu do dyspozycji

Warto uwzględniać to, czego nie można przewidzieć – brzmi paradoksalnie, ale to bardzo pomocne. Zawsze zdarzają się nieprzewidziane przeszkody, których wystąpienie będzie skutkowało stratami czasu. Lepiej więc mieć na nie przewidziane nieco dodatkowego miejsca w naszym grafiku już wcześniej.  Reguła ‘’60:40’’ wskazuje, żeby planować tylko 60% czasu poświęconego na pracę. Być może nie trzeba zostawiać go aż tyle, ale pewna ilość jest nieodzowna.

fot. Jess Bailey Designs/Pexels

Plan dzienny krok po kroku

Twierdzi się, że planowanie dnia pracy, pochłaniające 1% czasu, pozwala finalnie zaoszczędzić aż godzinę spędzoną na chaotycznych działaniach. Najlepiej jest:

  1. Plan dzienny sporządzić na piśmie, żeby odciążyć nasz umysł od zapamiętywania niepotrzebnych treści.
  2. W myśl ‘’techniki salami’’ sporządzić plan składający się z listy mniejszych zadań.
  3. Porządkować zadania według dwóch możliwych kluczy: stopnia trudności i/lub terminu realizacji.
  4. Dokonać ewaluacji i kontroli wyników.

Planowanie w dłuższym okresie: tygodnie i miesiące

Oczywiście, realizacja dziennych planów powinna się składać na radzenie sobie z zadaniami w długim terminie. Ile obecnie wynosi taka dłuższa perspektywa? Naturalnym układem odniesienia są rezultaty osiągnięte w jednym tygodniu, który można uznać za średni czas planowania. Tygodnie zaś składają się na miesiąc. Wyżej jest już często tylko metaplan, który wiedzie ku realizacji strategicznych zadań.

Planując tygodniowy program pracy, powinniśmy brać pod uwagę:

  • zamierzone rezultaty,
  • przewidywane działania mające na celu osiągnięcie rezultatów,
  • zadania mające priorytet,
  • szacowany czas wykonania poszczególnych zadań,
  • rozpisany na dni harmonogram czynności,
  • czas pozostawiony jako zapasowy na niedające się przewidzieć czynności,
  • miejsce na podsumowanie działań.

 Zadbaj o potrzeby swojego ciała i umysłu  w planowaniu pracy

Wiele osób pomija bardzo istotny fakt – w planowaniu czasu pracy trzeba uwzględniać sprawy związane z fizjologią człowieka, potrzebami jego ciała i umysłu. Nie da się żyć tylko pracą bez szkody dla własnej wydajności. Chociaż więc zdarzają się okresy dużej mobilizacji, gdy sprawy zawodowe zyskują szczególnie ważny status, to sytuacja taka musi być przewidywana jako wyjątkowa. Stąd też warto:

  • wybierać najbardziej produktywną porę do wykonywania pracy (zwykle jest to ranek, ale nie ma w tym reguły),
  • pozostawiać godzinę na relaks przed snem,
  • ćwiczyć fizycznie,
  • spokojnie spożywać posiłki,
  • wysypiać się.

Fot. picjumbo.com/Pexels

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

*

Ostatnie wpisy
Rekomendowane
Co można jeść na diecie bezglutenowej?
/
Co można jeść na diecie bezglutenowej?
Zastanawiasz się, co można, a czego nie można jeść na diecie wykluczającej gluten? Przedstawiamy najważniejsz zasady.
Jak korzystać z luksusowych apartamentów ze spa w ramach niezapomnianej, relaksującej ucieczki od codzienności
/
Jak korzystać z luksusowych apartamentów ze spa w ramach niezapomnianej, relaksującej ucieczki od codzienności
Odkryj niecodzienną ucieczkę, przenosząc się do świata luksusowych apartamentów z spa, które oferują niesamowite chwile relaksu. Dowiedz się, jak wykorzystać wszystkie zasoby.
Nowoczesna strona internetowa – jakie są jej niezbędne wyróżniki?
/
Nowoczesna strona internetowa – jakie są jej niezbędne wyróżniki?
Jeśli chcesz poznać cechy, bez których trudno określić daną stronę jako nowoczesną, zapoznaj się z naszym artykułem!