Jak lepiej zarządzać swoim czasem?

/
Potrzebujesz ok. 4 min. aby przeczytać ten wpis

Właściwe dysponowanie swoim czasem to klucz do sukcesu w pracy i życiu rodzinnym. Gdy mamy z nim problem, z powodzeniem możemy zastosować jedną z wielu technik zarządzania czasem. Przydatne sposoby nie zawsze są skomplikowane.

Na czym polegają techniki zarządzania czasem?

Zarządzanie czasem to sposób na racjonalizację trybu naszej pracy. Dzięki wprowadzeniu przejrzystych zasad jesteśmy w stanie przewidzieć ilość czasu, którą poświęcimy na konkretny rodzaj zadań. 

Planowanie pracy

Dzięki technikom zarządzania czasem możemy w bardziej wydajny sposób organizować naszą pracę. To przydatne zwłaszcza wtedy, gdy wprawdzie wiemy co i jak powinniśmy zrobić, ale brak nam motywacji lub poszczególne sekwencje działań trwają zbyt długo z powodu rozproszenia, któremu ulegamy. 

Na czym opiera się zarządzanie czasem? 

Stanowią je cztery podstawowe elementy. Należą do nich:

  • właściwe formułowanie celów,
  • wyznaczanie odpowiednich priorytetów,
  • stosowanie narzędzi do planowania czasu,
  • umiejętność eliminowania rzeczy, które zabierają nasz czas – tzw. pożeraczy czasu.
Fot. Pexels

Techniki planowania czasu – pięć sposobów, które musisz znać

W literaturze przedmiotu, w branżowej prasie i na portalach można znaleźć nawet kilkadziesiąt różnych technik planowania czasu i sprytnych sposobów, które pomagają szybciej wyrobić się z zadaniami. Oto osiem spośród nich:

1: Zasada Pareto

Klasyczna zasada 80/20 ma już przeszło 125 lat, opisana została przez włoskiego ekonomistę Vilfriedo Pareto jeszcze w XIX w. Co decyduje o jej przydatności także dzisiaj? Pareto zbadał, że 80% bogactwa jego kraju znajdowało się w rękach zaledwie 20% jego populacji. Co najbardziej zaskakujące: zasada ta okazała się być bardzo uniwersalna, dotyczy również innych dziedzin. W zarządzaniu czasem prezentuje się następująco:

80% wyników osiąga się podczas zaledwie 20% czasu przewidzianego na pracę. Wśród zadań należy skupić się przede wszystkim na tych 20%, które są odpowiedzialne za największą część ostatecznego rezultatu.

2: Macierz Eisenhowera

Amerykański generał i prezydent Dwight Eisenhower uważany był za osobę, która w szczególnie drobiazgowy sposób planowała swój czas. Przypisuje się mu stworzenie macierzy, gdzie do każdej z ćwiartek przyporządkowane zostały zadania:

  • ćwiartka A  – zawiera zadania priorytetowe, przeznaczone do osobistego wykonania w trybie pilnym lub zlecenia komuś, ale pod ścisłą kontrolą; bez nich strategia się załamuje;
  • ćwiartka B – zadania o bardzo istotnym wpływie, które można jednak nieco odłożyć w czasie;
  • ćwiartka C – zadania o dużej pilności, które trzeba szybko wykonać, ale o niezbyt dużej wadze (np. zapłata rachunków); 
  • ćwiartka D – zadania, które nie są ani pilne, ani ważne; można je potraktować jako fakultatywne.

3: Metoda ABC

Istotą tej metody jest wypisanie wszystkich zadań, które mamy do wykonania i szeregowanie ich według stopnia ważności. Mamy więc: 

  • kategorię A: bardzo ważne zadania stanowiące zaledwie 15% wszystkich, ale dające 65% wyników;
  • kategorię B: ważne zadania, które mają 20% udziału we wszystkich, ale odpowiadają za 20% rezultatu;
  • kategorię C: mniej istotne 65 % wszystkich zadań, które odpowiadają jedynie za 15% wydajności.

Każdy dzień musi być planowany tak, aby uwzględniał poszczególne kategorie działań według kategorii ich ważności. 

4: Zasada Parkinsona

Metoda opiera się na przeświadczeniu, że praca ma tendencję do rozszerzania się w taki sposób, że zapełni cały czas przeznaczony do jej ukończenia. W skrócie: ta sama praca zajmie dwa dni lub trzy dni w zależności od tego, ile postanowimy na nią poświęcić. Dodatkowo człowiek ma tendencję do tego, aby kończyć pracę w ostatnim dopuszczalnym terminie. Istotą metody jest wydzielanie na poszczególne zadania bardzo konkretnych, określonych i nieprzekraczających wyznaczoną ilość czasu.

5: Metoda SMART

Specific, measurable, attractive, realistic, timely defined – od tych słów pochodzi akronim metody SMART. Chodzi o formułowanie „sprytnych’’ celów posiadających poszczególne cechy zawierające się w nazwie. Kluczem do wykonania zadania jest właściwe określenie jego celu, który musi być:

  • sprecyzowany,
  • mierzalny,
  • atrakcyjny,
  • realny,
  • określony w czasie.

Fot. Lukas Blazek/Unsplash

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

*

Ostatnie wpisy
Rekomendowane
Często boli Cię kark? Oto najlepsze ćwiczenia na ból karku
/
Często boli Cię kark? Oto najlepsze ćwiczenia na ból karku
Jeśli nie chcesz, by ta dolegliwość odebrała Ci radość życia, koniecznie sprawdź niezawodne ćwiczenia na ból karku.
Dlaczego zebry nie mają wrzodów? – wirtualne spotkanie z psychologiem
/
Dlaczego zebry nie mają wrzodów? – wirtualne spotkanie z psychologiem
Podczas sobotniego spotkania eksperci podpowiedzą Ci, jak skutecznie zadbać o dobre samopoczucie psychiczne.
Zioła na zdrowie  i dobre samopoczucie
/
Zioła na zdrowie i dobre samopoczucie
Zioła to naturalne produkty, które od wieków są stosowane w celach leczniczych i poprawy zdrowia. Posiadają one wiele właściwości prozdrowotnych, w tym przeciwzapalne, przeciwbakteryjne, przeciwutleniające oraz wzmacniające system odpornościowy. Jakie zioła są szczególnie korzystne dla zdrowia i dobrego samopoczucia?