Jak lepiej zarządzać swoim czasem?

/
Potrzebujesz ok. 4 min. aby przeczytać ten wpis

Właściwe dysponowanie swoim czasem to klucz do sukcesu w pracy i życiu rodzinnym. Gdy mamy z nim problem, z powodzeniem możemy zastosować jedną z wielu technik zarządzania czasem. Przydatne sposoby nie zawsze są skomplikowane.

Na czym polegają techniki zarządzania czasem?

Zarządzanie czasem to sposób na racjonalizację trybu naszej pracy. Dzięki wprowadzeniu przejrzystych zasad jesteśmy w stanie przewidzieć ilość czasu, którą poświęcimy na konkretny rodzaj zadań. 

Planowanie pracy

Dzięki technikom zarządzania czasem możemy w bardziej wydajny sposób organizować naszą pracę. To przydatne zwłaszcza wtedy, gdy wprawdzie wiemy co i jak powinniśmy zrobić, ale brak nam motywacji lub poszczególne sekwencje działań trwają zbyt długo z powodu rozproszenia, któremu ulegamy. 

Na czym opiera się zarządzanie czasem? 

Stanowią je cztery podstawowe elementy. Należą do nich:

  • właściwe formułowanie celów,
  • wyznaczanie odpowiednich priorytetów,
  • stosowanie narzędzi do planowania czasu,
  • umiejętność eliminowania rzeczy, które zabierają nasz czas – tzw. pożeraczy czasu.
Fot. Pexels

Techniki planowania czasu – pięć sposobów, które musisz znać

W literaturze przedmiotu, w branżowej prasie i na portalach można znaleźć nawet kilkadziesiąt różnych technik planowania czasu i sprytnych sposobów, które pomagają szybciej wyrobić się z zadaniami. Oto osiem spośród nich:

1: Zasada Pareto

Klasyczna zasada 80/20 ma już przeszło 125 lat, opisana została przez włoskiego ekonomistę Vilfriedo Pareto jeszcze w XIX w. Co decyduje o jej przydatności także dzisiaj? Pareto zbadał, że 80% bogactwa jego kraju znajdowało się w rękach zaledwie 20% jego populacji. Co najbardziej zaskakujące: zasada ta okazała się być bardzo uniwersalna, dotyczy również innych dziedzin. W zarządzaniu czasem prezentuje się następująco:

80% wyników osiąga się podczas zaledwie 20% czasu przewidzianego na pracę. Wśród zadań należy skupić się przede wszystkim na tych 20%, które są odpowiedzialne za największą część ostatecznego rezultatu.

2: Macierz Eisenhowera

Amerykański generał i prezydent Dwight Eisenhower uważany był za osobę, która w szczególnie drobiazgowy sposób planowała swój czas. Przypisuje się mu stworzenie macierzy, gdzie do każdej z ćwiartek przyporządkowane zostały zadania:

  • ćwiartka A  – zawiera zadania priorytetowe, przeznaczone do osobistego wykonania w trybie pilnym lub zlecenia komuś, ale pod ścisłą kontrolą; bez nich strategia się załamuje;
  • ćwiartka B – zadania o bardzo istotnym wpływie, które można jednak nieco odłożyć w czasie;
  • ćwiartka C – zadania o dużej pilności, które trzeba szybko wykonać, ale o niezbyt dużej wadze (np. zapłata rachunków); 
  • ćwiartka D – zadania, które nie są ani pilne, ani ważne; można je potraktować jako fakultatywne.

3: Metoda ABC

Istotą tej metody jest wypisanie wszystkich zadań, które mamy do wykonania i szeregowanie ich według stopnia ważności. Mamy więc: 

  • kategorię A: bardzo ważne zadania stanowiące zaledwie 15% wszystkich, ale dające 65% wyników;
  • kategorię B: ważne zadania, które mają 20% udziału we wszystkich, ale odpowiadają za 20% rezultatu;
  • kategorię C: mniej istotne 65 % wszystkich zadań, które odpowiadają jedynie za 15% wydajności.

Każdy dzień musi być planowany tak, aby uwzględniał poszczególne kategorie działań według kategorii ich ważności. 

4: Zasada Parkinsona

Metoda opiera się na przeświadczeniu, że praca ma tendencję do rozszerzania się w taki sposób, że zapełni cały czas przeznaczony do jej ukończenia. W skrócie: ta sama praca zajmie dwa dni lub trzy dni w zależności od tego, ile postanowimy na nią poświęcić. Dodatkowo człowiek ma tendencję do tego, aby kończyć pracę w ostatnim dopuszczalnym terminie. Istotą metody jest wydzielanie na poszczególne zadania bardzo konkretnych, określonych i nieprzekraczających wyznaczoną ilość czasu.

5: Metoda SMART

Specific, measurable, attractive, realistic, timely defined – od tych słów pochodzi akronim metody SMART. Chodzi o formułowanie „sprytnych’’ celów posiadających poszczególne cechy zawierające się w nazwie. Kluczem do wykonania zadania jest właściwe określenie jego celu, który musi być:

  • sprecyzowany,
  • mierzalny,
  • atrakcyjny,
  • realny,
  • określony w czasie.

Fot. Lukas Blazek/Unsplash

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

*

Ostatnie wpisy
Rekomendowane
Od 15 miesięcy żyją w kamperze. Poznaj historię niesamowitej pary!
/
Od 15 miesięcy żyją w kamperze. Poznaj historię niesamowitej pary!
Podróżowanie może stać się sposobem na życie. Taki tryb funkcjonowania wybrali właśnie Jakub i Zosia.
Jak wybrać idealną salę weselną: kluczowe kryteria decyzyjne
/
Jak wybrać idealną salę weselną: kluczowe kryteria decyzyjne
Wybór idealnej sali weselnej nie jest prosty. Odkryj kluczowe kryteria decyzyjne, które pomogą Ci dokonać najlepszego wyboru.
Jak być bardziej „eko”? Ekologiczny festiwal online
/
Jak być bardziej „eko”? Ekologiczny festiwal online
Na uczestników czekają liczne wydarzenia dotyczące ekologii i zdrowego stylu życia.