Jak zorganizować firmową konferencję?

Organizacja firmowej konferencji to twardy orzech do zgryzienia, nawet dla osób doświadczonych w przygotowaniu różnego typu wydarzeń. Poza chęcią do działania i zespołem gotowym do pracy ważna jest odpowiednio przygotowana strategia. Co z tym się wiąże? Dowiesz się lada moment. 

Krok po kroku i osiągniesz założony cel – być może nie jest to pocieszający scenariusz dla osób oczekujących błyskawicznych rezultatów. Warto jednak uzbroić się w cierpliwość i zacząć wytrwale realizować swój plan działania. Jak się za to zabrać? Oto kilka cennych wskazówek. 

Po pierwsze – plan działania 

Nie od razu Rzym zbudowano, a z pewnością nie bez odpowiedniego przygotowania. Zatem pierwszym zadaniem, z którym przyjdzie Ci się zmierzyć będzie określenie koncepcji działania. Co to oznacza? Przede wszystkim powinieneś odpowiedzieć sobie na kilka istotnych z punktu widzenia eventu pytań. Dla przykładu: 

• Czy samodzielnie podejmiesz się organizacji wydarzenia, czy powierzysz część zadań menadżerowi obiektu, w którym będzie odbywać się konferencji? 
• Jaki temat przewodni będzie towarzyszył eventowi?  
• Ilu uczestników należy się spodziewać na konferencji? Jakie mogą mieć oczekiwania względem imprezy? 
• Czy będzie obowiązywał dress code? 

Po drugie – agenda konferencji 

Jeżeli udało Ci się przebrnąć przez te pytania bez większego problemu, to pozostaje tylko zabrać się za opracowywanie agendy. Im więcej szczegółów zawrzesz, tym lepiej. Plan powinien odwzorowywać to, co będzie działo się na imprezie. Należy więc uwzględnić harmonogram, catering oraz zakwaterowanie. Pomysłem cieszącym się popularnością od kilku dobrych lat są autorskie gift boxy. Przygotuj listę sponsorów, którzy zechcieliby wesprzeć firmę i chętnie przekazaliby swoje produkty jako formę upominku dla uczestników konferencji. 

Po trzecie – kiedy i gdzie? 

Termin i miejsce to kwestie, o które należy szczególnie zadbać. Pamiętaj, by wziąć pod uwagę wielkość wydarzenia. Jeżeli zaplanujesz kilka następujących po sobie aktywności, nie możesz poświęcić wyłącznie jednego dnia na ich realizację. Zazwyczaj w przypadku konferencji, w której uczestniczy więcej niż 200 osób, koniecznym staje się zagospodarowanie co najmniej dwóch dni. 

Co do samej lokalizacji, w której ma odbyć się wydarzenie, warto uwzględnić atmosferę panującą w danym miejscu. Elegancki i wystawny klimat oferuje hotel konferencyjny Warszawa, zapewniający zaplecze do przeprowadzenia mniejszych szkoleń. Przestrzeń zaspokoi względy estetyczne nawet najbardziej wymagających gości, co więcej jest dostosowana do preferencji i oczekiwań niemal każdego eventu. 

Pozwól, by pracownicy na długo zapamiętali konferencję. Zaplanuj, wciel w życie i zbierz plony swojego organizacyjnego sukcesu. 

Fot.: Stem List/unsplash.com