Właściwe dysponowanie swoim czasem to klucz do sukcesu w pracy i życiu rodzinnym. Gdy mamy z nim problem, z powodzeniem możemy zastosować jedną z wielu technik zarządzania czasem. Przydatne sposoby nie zawsze są skomplikowane.
Na czym polegają techniki zarządzania czasem?
Zarządzanie czasem to sposób na racjonalizację trybu naszej pracy. Dzięki wprowadzeniu przejrzystych zasad jesteśmy w stanie przewidzieć ilość czasu, którą poświęcimy na konkretny rodzaj zadań.
Planowanie pracy
Dzięki technikom zarządzania czasem możemy w bardziej wydajny sposób organizować naszą pracę. To przydatne zwłaszcza wtedy, gdy wprawdzie wiemy co i jak powinniśmy zrobić, ale brak nam motywacji lub poszczególne sekwencje działań trwają zbyt długo z powodu rozproszenia, któremu ulegamy.
Na czym opiera się zarządzanie czasem?
Stanowią je cztery podstawowe elementy. Należą do nich:
- właściwe formułowanie celów,
- wyznaczanie odpowiednich priorytetów,
- stosowanie narzędzi do planowania czasu,
- umiejętność eliminowania rzeczy, które zabierają nasz czas – tzw. pożeraczy czasu.
Techniki planowania czasu – pięć sposobów, które musisz znać
W literaturze przedmiotu, w branżowej prasie i na portalach można znaleźć nawet kilkadziesiąt różnych technik planowania czasu i sprytnych sposobów, które pomagają szybciej wyrobić się z zadaniami. Oto osiem spośród nich:
1: Zasada Pareto
Klasyczna zasada 80/20 ma już przeszło 125 lat, opisana została przez włoskiego ekonomistę Vilfriedo Pareto jeszcze w XIX w. Co decyduje o jej przydatności także dzisiaj? Pareto zbadał, że 80% bogactwa jego kraju znajdowało się w rękach zaledwie 20% jego populacji. Co najbardziej zaskakujące: zasada ta okazała się być bardzo uniwersalna, dotyczy również innych dziedzin. W zarządzaniu czasem prezentuje się następująco:
80% wyników osiąga się podczas zaledwie 20% czasu przewidzianego na pracę. Wśród zadań należy skupić się przede wszystkim na tych 20%, które są odpowiedzialne za największą część ostatecznego rezultatu.
2: Macierz Eisenhowera
Amerykański generał i prezydent Dwight Eisenhower uważany był za osobę, która w szczególnie drobiazgowy sposób planowała swój czas. Przypisuje się mu stworzenie macierzy, gdzie do każdej z ćwiartek przyporządkowane zostały zadania:
- ćwiartka A – zawiera zadania priorytetowe, przeznaczone do osobistego wykonania w trybie pilnym lub zlecenia komuś, ale pod ścisłą kontrolą; bez nich strategia się załamuje;
- ćwiartka B – zadania o bardzo istotnym wpływie, które można jednak nieco odłożyć w czasie;
- ćwiartka C – zadania o dużej pilności, które trzeba szybko wykonać, ale o niezbyt dużej wadze (np. zapłata rachunków);
- ćwiartka D – zadania, które nie są ani pilne, ani ważne; można je potraktować jako fakultatywne.
3: Metoda ABC
Istotą tej metody jest wypisanie wszystkich zadań, które mamy do wykonania i szeregowanie ich według stopnia ważności. Mamy więc:
- kategorię A: bardzo ważne zadania stanowiące zaledwie 15% wszystkich, ale dające 65% wyników;
- kategorię B: ważne zadania, które mają 20% udziału we wszystkich, ale odpowiadają za 20% rezultatu;
- kategorię C: mniej istotne 65 % wszystkich zadań, które odpowiadają jedynie za 15% wydajności.
Każdy dzień musi być planowany tak, aby uwzględniał poszczególne kategorie działań według kategorii ich ważności.
4: Zasada Parkinsona
Metoda opiera się na przeświadczeniu, że praca ma tendencję do rozszerzania się w taki sposób, że zapełni cały czas przeznaczony do jej ukończenia. W skrócie: ta sama praca zajmie dwa dni lub trzy dni w zależności od tego, ile postanowimy na nią poświęcić. Dodatkowo człowiek ma tendencję do tego, aby kończyć pracę w ostatnim dopuszczalnym terminie. Istotą metody jest wydzielanie na poszczególne zadania bardzo konkretnych, określonych i nieprzekraczających wyznaczoną ilość czasu.
5: Metoda SMART
Specific, measurable, attractive, realistic, timely defined – od tych słów pochodzi akronim metody SMART. Chodzi o formułowanie „sprytnych’’ celów posiadających poszczególne cechy zawierające się w nazwie. Kluczem do wykonania zadania jest właściwe określenie jego celu, który musi być:
- sprecyzowany,
- mierzalny,
- atrakcyjny,
- realny,
- określony w czasie.
Fot. Lukas Blazek/Unsplash
